Dans le cadre de son travail, Carl doit consulter certains documents qui datent d’une dizaine d’années, sans savoir où ils se trouvent. Il a l’impression de chercher une aiguille dans une botte de foin… Il fait donc appel à l’équipe de la gestion documentaire. En quinze minutes seulement, celle-ci accède aux documents souhaités et peut les transmette à Carl.
L’équipe de la gestion documentaire est la gardienne des documents papiers et électroniques de notre établissement. C’est elle qui détermine, selon le calendrier de conservation, les documents qu’on doit conserver, la façon de le faire et ceux qui doivent être détruits.
Des factures jusqu’aux documents cliniques, l’équipe touche presque à tout. Elle offre aussi un accompagnement dans la gestion des dossiers des usagers et usagères qui sont sous la responsabilité des archivistes médicales. Bien qu’elle travaille dans l’ombre, son rôle est essentiel.
Exemples de situations pour lesquelles l’équipe peut aider :
- Un tri doit être fait pour savoir ce qui doit être conservé ou non.
- Les ressources humaines souhaitent réembaucher un ancien employé et doivent consulter son dossier qui est maintenant archivé.
- Une gestionnaire d’un CHSLD doit conserver des boîtes de documentation, mais elle manque d’espace d’entreposage. Elle a besoin de conseils pour épurer les dossiers.
Moderniser les pratiques en libérant les entrepôts, un à la fois…
Depuis la création du CIUSSS de l’Estrie – CHUS, en 2015, l’équipe de la gestion documentaire a entamé un virage électronique. Ceci a permis de libérer une vingtaine d’entrepôts dans lesquels étaient conservés de nombreux dossiers papier. Ceci a contribué à uniformiser la manière de gérer nos documents, d’être mieux organisé et plus efficace lorsque vient le temps d’accéder à de la documentation.
À ce jour, 20 entrepôts dispersés dans nos installations demeurent utilisés. Plusieurs d’entre eux contiennent des milliers de boîtes de documents, dont certains datent de plus de soixante ans. L’équipe de la gestion documentaire vise une modernisation complète des pratiques, notamment en vidant les entrepôts progressivement, et en aidant les équipes à moderniser leurs pratiques.
« J’adore mon travail! J’ai le sentiment de faire ma part pour les usagères et usagers, même si je n’œuvre pas directement auprès d’eux. En permettant aux équipes sur le terrain de gagner en efficacité, je contribue à ce qu’elles puissent mieux répondre aux besoins de la clientèle. »
– Élise Robert, technicienne en gestion documentaire
Élise Robert
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