Si vous pensez que le métier d’archiviste médicale se résume à classer des papiers dans un local poussiéreux, vous devez lire cet article! Pour démystifier ce métier, rencontrons trois archivistes médicales passionnées aux profils variés.
Pas moins de 97 archivistes médicales œuvrent au CIUSSS de l’Estrie – CHUS. Leur présence est indispensable dans différents secteurs de l’établissement tels que les CLSC, les hôpitaux, le centre jeunesse, les services de réadaptation et autres.
La codification : la principale tâche de plusieurs archivistes
Julie Bouthillette a travaillé de nombreuses années en tant qu’archiviste médicale en centre hospitalier et en CLSC*. À l’hôpital, l’une des tâches principales des archivistes médicales est l’analyse et la codification. Il s’agit d’attribuer des codes spécifiques à tous les diagnostics et à toutes les interventions médicales enregistrées dans le dossier à la fin de l’hospitalisation. En CLSC, ce sont les intervenants qui ajoutent les codes aux dossiers des usagers. L’archiviste en CLSC a alors un rôle axé sur la formation et l’encadrement; elle s’assure que les normes de codification sont respectées.
Les données ainsi codées sont transmises au MSSS. Elles permettent, par exemple, de suivre le nombre d’interventions effectuées, la durée moyenne des séjours à l’hôpital ou encore d’évaluer le coût moyen des hospitalisations et des interventions.
Pour Julie, qui est curieuse de nature, son travail nourrit ses intérêts et lui permet de mettre à profit sa débrouillardise puisqu’elle doit être capable de trouver les informations manquantes pour compléter les dossiers.
« Il faut parfois aller s’informer à la clinique, à l’admission, à l’urgence, etc. pour comprendre ce qui s’est passé. On peut ainsi reconstruire tout le parcours de l’usager, du moment où il met les pieds à l’hôpital jusqu’à ce qu’il ait son congé, par exemple. »
– Julie Bouthillette, répondante régionale pour les CLSC
Julie Bouthillette
Il faut du doigté pour gérer l’accès à l’information
Après avoir eu des enfants, Lisa Vincent décide de faire un retour aux études. Elle a choisi de suivre le programme d’archives médicales au Collège Ahuntsic, satisfaisant ainsi son intérêt pour l’accès à l’information et la médecine. Depuis 10 ans, elle travaille comme archiviste médicale au centre jeunesse de Sherbrooke.
Contrairement aux archivistes médicales des hôpitaux, elle ne fait pas de codification de données médicales. Sa principale responsabilité est de répondre aux demandes d’accès à l’information venant des parents, avocats ou médecins, par exemple. Ce faisant, elle doit s’assurer du respect de plusieurs lois, comme celle sur la protection de la jeunesse et sur les jeunes contrevenants.
L’archiviste peut ainsi déterminer les informations contenues au dossier qui peuvent être transmises, et lesquelles ne doivent pas l’être :
« À la suite d’une demande d’accès à l’information, je dois lire chaque ligne du dossier concerné et déterminer s’il y a des informations qui ne peuvent être transmises au demandeur selon les différents cadres de lois. »
– Lisa Vincent, archiviste médicale
Lisa Vincent
Une spécialité des archives : le registre des tumeurs
Après avoir travaillé comme agente administrative et secrétaire médicale en CLSC, Sylvie Daoust a suivi le programme d’archives médicales. De retour au CLSC, elle a pratiqué ce métier pendant dix ans. Puis elle a eu l’opportunité d’occuper un poste de registraire en oncologie à l’hôpital de Verdun, ce qui nécessitait qu’elle suive une formation supplémentaire sur le registre des tumeurs.
En tant que registraire en oncologie**, Sylvie analyse, codifie et saisit toutes les informations médicales concernant la tumeur, telles que le siège anatomique, le type de cellules cancéreuses, le stade du cancer et les traitements reçus. Ces informations sont enregistrées dans la base de données oncologiques du CIUSSS de l’Estrie – CHUS et sont transmises dans la banque de données provinciale, soit le Registre québécois du cancer (RQC).
La codification doit respecter plusieurs normes pour que toutes les données soient uniformes et comparables. Ces informations permettent de suivre l’évolution des cancers au Québec, de contribuer à la recherche, de planifier les soins aux patients, et ultimement, d’alléger les conséquences de la maladie.
Sylvie apprécie particulièrement l’aspect non routinier de sa profession :
« Mon travail est structuré, mais jamais routinier! Si je codifie 20 dossiers d’usagers avec un cancer du poumon, ce sont 20 personnes différentes avec chacune son parcours. Il n’y a pas deux dossiers identiques parce qu’il n’y a pas deux usagers identiques. »
– Sylvie Daoust, archiviste médicale
Sylvie Daoust
Quelles qualités pour être archiviste ?
Julie, Lisa et Sylvie remplissent des tâches très différentes, mais elles partagent des compétences et des qualités essentielles pour exercer le métier d’archiviste médicale.
En voici un échantillon :
- La discrétion et le respect de la confidentialité sont primordiaux, car les archivistes médicales ont accès à des informations de nature très sensibles.
- La minutie est cruciale pour garantir l’exactitude des informations.
- L’organisation est indispensable pour gérer de nombreux documents.
- L’autonomie est précieuse pour travailler de manière indépendante.
- Le sens des responsabilités est essentiel pour préserver l’intégrité des données médicales.
Le rôle d’archiviste est bien plus complexe que la simple gestion de documents. L’amélioration continue des soins et des services, c’est entre autres à elles qu’on la doit!
Pour devenir archiviste médicale
Il faut suivre une formation qui mène à un diplôme d’études collégiales (DEC). Découvrez quels établissements offrent le programme dans le site Web Métiers et professions en santé et services sociaux.
* Julie occupe maintenant le poste de répondante régionale pour les CLSC au sein du CIUSSS de l’Estrie – CHUS. Son rôle consiste à s’assurer que les directives émises par le ministère de la Santé et des Services sociaux sont respectées et correctement communiquées au personnel concerné.
** Les registraires en oncologie sont des archivistes médicales qui ont obtenu une attestation d’études collégiales (AEC) en registre des tumeurs. Cette formation est offerte au Collège Ahuntsic.
