AgiliT, c’est une nouvelle façon de planifier l’horaire de travail pour les membres du personnel dont l’horaire est variable (personnel infirmier, préposé aux bénéficiaires, etc.). Avec AgiliT, les employés participent au processus, expriment leur préférence d’horaire et se consultent en équipe si des solutions doivent être trouvées. Une formule gagnante qui se propage!
Chez nous, AgiliT a été implanté en tant que projet pilote en 2022. Les équipes du CHSLD de Coaticook, de la néonatalogie de l’Hôpital Fleurimont, des urgences de la Haute-Yamaska et du Granit, ainsi que de l’unité de psychiatrie légale de Sherbrooke en ont d’abord fait l’expérience. Devant les résultats positifs, le projet a été déployé à plus grande échelle.
« AgiliT visait le bien-être de nos employés. C’est un projet humain, qui n’est pas centré uniquement sur des processus, mais plutôt sur ce qu’on fait pour que nos employés soient plus heureux de travailler au CIUSSS de l’Estrie – CHUS. »
– Mathieu Champagne, conseiller-cadre, chargé de projet AgiliT, Direction des ressources humaines
Un taux de satisfaction qui est passé de 50 à 76 %!
Un sondage effectué en décembre 2021 auprès du personnel concerné par la confection des horaires révélait un taux de satisfaction globale de 50 % quant au fonctionnement de la gestion des horaires.
La méthode utilisée pour élaborer les horaires était complexe, et les membres du personnel y étaient peu impliqués. Pour offrir des disponibilités ou faire une demande de congé, les employés devaient remplir de nombreux formulaires peu pratiques. De plus, l’horaire final n’était affiché que peu de temps avant la date de son déploiement. Il n’était donc pas possible de connaître à l’avance son emploi du temps.
Le déploiement d’AgiliT a apporté des solutions à ces divers irritants, entre autres. Un nouveau sondage effectué en juin 2022 a révélé que le taux de satisfaction quant à la gestion des horaires avait bondi à 76 %!
Des bénéfices à l’échelle des personnes et à l’échelle de l’organisation
Avec AgiliT, les employés ont, en temps réel, une vue d’ensemble de l’horaire de leur service et ils peuvent apporter des modifications à tout moment pendant la période d’élaboration. Ils peuvent effectuer plusieurs opérations directement dans la plateforme, réduisant ainsi le nombre de formulaires à remplir. En inscrivant eux-mêmes leurs préférences, ils connaissent à l’avance leur futur emploi du temps, un pas considérable pour favoriser la conciliation travail et vie personnelle!
S’il demeure des quarts de travail critiques pour le prochain horaire une fois la période de planification terminée, les membres de l’équipe sont conviés à un caucus. C’est lors de cette période d’échanges qu’ils peuvent prendre connaissance du portrait des besoins et proposer des solutions pour tendre vers un consensus. En plus de favoriser une meilleure compréhension des besoins de leur secteur, cette rencontre contribue à un climat de travail positif, valorisant l’entraide et le sentiment de pouvoir compter les uns sur les autres.
« On a du plaisir à rentrer travailler parce qu’on sait que notre journée, c’est une journée de 8 heures où on peut donner notre 110 %! »
– Virginie Tremblay-Fradette, infirmière à l’unité de néonatalogie de l’Hôpital Fleurimont, l’une des premières équipes ayant participé au projet
En plus de la satisfaction des équipes quant à la gestion des horaires, d’autres bénéfices ont été observés dans les secteurs où AgiliT a été déployé :
- le volontariat (pour contribuer à la couverture des quarts de travail) a augmenté à plus de deux heures par mois par employé,
- les absences de dernière minute ont diminué d’un tiers,
- la situation du temps supplémentaire obligatoire (TSO) est 20 % meilleure que dans les autres secteurs.
Quand une communauté travaille de concert
Amélie Champeau, infirmière au CHSLD de Coaticook, participe à AgiliT.
Si le projet connaît un aussi grand succès aujourd’hui, c’est grâce à la volonté et à l’engagement de toutes les personnes qui s’y sont impliquées.
Que ce soit dans le partage d’idées créatives, la recherche commune de solutions ou la diversité du soutien offert (ligne téléphonique, capsules vidéos, « pas à pas », etc.), c’est toute une communauté qui a fait preuve d’ingéniosité et de détermination pour faciliter et intégrer le changement. Cette collaboration s’est faite au bénéfice de toutes les personnes utilisant actuellement AgiliT et de celles qui y seront initiées prochainement.
« Faire partie des projets innovants, c’est stimulant! Et quand on voit les résultats, ça donne juste envie encore plus de participer aux projets futurs. »
– Virginie Tremblay-Fradette
Lors de l’implantation d’AgiliT en mai 2022, 400 personnes y participaient. Ce sont maintenant plus de 5550 personnes qui contribuent à élaborer leur propre horaire de travail.
À terme, AgiliT devrait être déployé pour tous les membres du personnel admissibles.
Des reconnaissances bien méritées
AgiliT a récemment remporté un Prix d’excellence de l’administration publique, décerné par l’Institut d’administration publique du Québec (IAPQ), dans la catégorie « Simplification des démarches administratives ».
Le projet se démarque à nouveau en recevant un Prix d’excellence 2023-2024 de l’établissement dans la catégorie « Utilisation judicieuse des ressources ».
Une équipe représentant l’établissement lors de la remise du Prix d’excellence de l’IAPQ.
En vidéo
Constatez l’impact positif d’AgiliT aux soins intensifs de l’unité de néonatalogie de l’Hôpital Fleurimont, l’une des premières équipes ayant vécu l’expérience!
Photo d’entête : Amélie Champeau, infirmière au CHSLD de Coaticook, et Nadia Beauchemin, préposée aux bénéficiaires au CHSLD de Coaticook, participantes d’AgiliT.
Voir d’autres projets inspirants
- Bonheur contagieux à la salle de réveil de l’Hôpital Fleurimont
- Une équipe pour répondre aux besoins des personnes en situation d’itinérance
