Shawn n’aurait jamais cru qu’il aurait à acheter des sangsues dans le cadre de son travail… Pourtant, ça lui est arrivé, et plus d’une fois. C’est qu’il fait partie de l’équipe de l’approvisionnement, qui s’occupe d’acquérir une panoplie de fournitures et équipements que l’on retrouve partout dans nos installations, comme les unités de soins, les laboratoires et les cuisines.
De l’analyse de la demande à l’acquittement de la facture
Lorsqu’elle reçoit une demande d’achat, l’équipe évalue d’abord le besoin du requérant. À l’occasion, elle lui propose d’autres choix de marchandises ou de fournisseurs, afin de respecter les ententes de l’établissement. Les acheteurs et acheteuses favorisent l’achat local, dans la mesure du possible. Mais il arrive que les commandes proviennent des États-Unis, et même de l’Italie, de l’Allemagne et du Royaume-Uni. Lorsque la commande est envoyée, l’équipe fait des suivis réguliers avec les fournisseurs et s’assure que les articles commandés arrivent bien à destination. Elle termine son mandat en collaborant avec le département des comptes à payer, afin que les factures soient réglées dans les délais exigés.
Pour qu’une commande parvienne à bon port, c’est tout un travail d’équipe qui s’enchaine. Si le personnel dispose de tout ce dont il a besoin pour mener ses activités, c’est en grande partie grâce au service des approvisionnements.
Plus de 1500 requêtes et 300 demandes d’achat SAFIR par semaine
Chaque semaine, les acheteurs et acheteuses reçoivent entre 1800 et 2000 demandes d’achat de toutes sortes. Du masque de procédure aux lentilles intraoculaires, les besoins varient en fonction du secteur requérant. Et la facture des achats aussi! Certaines commandes peuvent coûter jusqu’à 5 M$ US, par exemple dans le cas d’un robot chirurgical.
22 acheteurs et acheteuses
L’équipe de l’approvisionnement du CIUSSS de l’Estrie – CHUS est composée de 22 acheteurs et acheteuses. Sa mission : veiller à ce que les membres du personnel aient tout le matériel et l’équipement nécessaires pour accomplir leur travail.
L’équipe de Granby
L’équipe de Sherbrooke
Quelques achats qui sortent de l’ordinaire :
- Des poupées « bébés », à l’aspect réaliste, pour tenir compagnie à des résidentes en CHSLD
- Des asticots et des sangsues pour aider à guérir certaines plaies
- Des consoles de jeux vidéo pour divertir les jeunes en centre de réadaptation
- Des casques de réalité virtuelle pour le centre de recherche sur le vieillissement
- Des yeux d’animaux pour pratiquer des interventions chirurgicales
Des défis au quotidien
En plus de devoir répondre au volume élevé de demandes d’achat, l’équipe fait face à des difficultés d’approvisionnement et à des ruptures de stock imprévues. Lorsque de telles situations surviennent, elle doit « se virer sur un dix cents ». Ce qui lui est arrivé fréquemment pendant la pandémie.
« Pour assurer la distribution efficace des équipements de protection individuelle, une coordination serrée a été mise en place entre notre équipe et celles des magasins. Les besoins des magasins de nos différents points de service étaient mis à jour chaque semaine. Il fallait parfois même déplacer les équipements d’un hôpital à un autre pour répondre à l’urgence sanitaire, selon les éclosions. »
– Sylvain Bergeron, chef de service des approvisionnements
Sylvain Bergeron
Pandémie ou non, les acheteurs et acheteuses du service de l’approvisionnement sont des ressources essentielles au bon fonctionnement de l’établissement. En effet : comment offrir à nos clientèles des soins et services de qualité et sécuritaires si on ne dispose pas du matériel et des équipements appropriés?
ON RECRUTE!
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