Savez-vous ce que fait un auditeur interne dans un établissement comme le nôtre? Et pourquoi son rôle est si important? Découvrons-le ensemble, en faisant connaissance avec Hamid Remahi, l’unique auditeur du CIUSSS de l’Estrie – CHUS.
Une fois par année, Hamid reçoit des directions une liste de situations potentiellement à risques.
En collaboration avec la direction générale, il identifie des situations prioritaires sur lesquelles il se penchera au cours des prochains mois. Parfois, une direction l’interpelle pour un besoin immédiat.
Afin de diminuer les risques, Hamid procède à un audit dans le secteur concerné.
Exemples fictifs de situations à risque qui nécessiteraient l’intervention d’Hamid
- D’un secteur à l’autre, les relevés de présence sont approuvés par des personnes occupant différents titres d’emploi. Ceci entraîne un questionnement quant à la conformité et à la transparence lors de l’approbation des relevés de présence. Le processus d’approbation doit être validé, et revu au besoin.
- Une équipe a subi beaucoup de roulement de personnel au cours de la dernière année. Ceci entraîne des préoccupations quant aux accès informatiques des personnes qui font actuellement partie de l’équipe et celles qui l’ont quittée. Afin de s’assurer que chaque personne dispose uniquement des accès nécessaires à ses fonctions, une analyse et des recommandations sont nécessaires.
- Un secteur dépose soudainement plusieurs demandes de remboursement à la comptabilité, et pour certaines demande, il n’y a pas de bons de commande rattachés aux dépenses, ni les approbations requises. Il est donc essentiel de vérifier la conformité de la procédure d’achat dans le secteur concerné pour s’assurer que les contrats avec les fournisseurs externes soient respectés.
Hamid Remahi, auditeur
Un audit en cinq étapes
1- Pour bien comprendre une situation, Hamid s’assure d’avoir toute l’information nécessaire (p. ex. : rapport d’activités, résumé d’un processus, données cliniques). Au besoin, il se rend sur le terrain et rencontre le personnel.
2- Lorsqu’il comprend bien la situation, Hamid procède à différentes analyses.
3- Ensuite, il trouve des pistes pour améliorer les processus et ainsi permettre de diminuer le risque de non-conformité aux bonnes pratiques.
4- Vient ensuite le moment pour Hamid de faire des recommandations au secteur concerné et de l’inviter à mettre en place un plan d’action.
5- Selon ce qui est convenu, Hamid assure finalement un suivi auprès du secteur pour s’assurer de la bonne suite des choses.
« Mon rôle ne se résume pas à pointer les faiblesses dans nos processus. Il consiste d’abord et avant tout à permettre que notre organisation s’améliore. J’offre un regard indépendant et objectif sur des situations, puis je formule des recommandations aux équipes et aux gestionnaires, et je les accompagne. Mon objectif? Faire en sorte que le risque associé à une activité diminue ou disparaisse.
Lorsque les gens collaborent bien, en me fournissant toute l’information dont j’ai besoin, ça facilite ma mission. Au final, on veut tous et toutes la même chose : améliorer nos pratiques pour être en mesure d’offrir les meilleurs services possible à la population. »
– Hamid
Malgré que le travail d’Hamid se fasse souvent dans l’ombre, il a un impact très positif pour notre organisation!
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